О личной эффективности

Обожаю читать посты про личную эффективность. Решила написать про свои принципы тоже.

Планирование

Все задачи я делю на два вида: личные и рабочие.

У личных может быть три уровня срочности:

  • Сегодня или срочно. Такие задачи заношу в приложение Clear на телефоне. Он всегда под рукой. Проверяю утром и вечером.
  • На неделе. Такие записываю в Молескин. Проверяю несколько раз в неделю. Заметила, что в последнее время пользуюсь им меньше всего, пользы осталось мало, только ритуал.
  • Отдаленные во времени. Это обычно не задачи, а цели. Их заношу в Эверноут в виде списков.

У рабочих два уровня срочности:

  • Сегодня. Эти задачи записаны на листе бумаги и постоянно перед глазами. Сделанное — вычеркиваю.
  • Не сегодня. Заношу в Гугл-календарь.

Стараюсь придерживаться принципа «сделать завтра» и после того, как составила список утром, все входящие задачи переносить на следующий рабочий день.

Когда я работала на Телеканале Дождь, моя должность называлась «продюсер по планированию». Я действительно обожаю планировать вообще все: выходные, отпуск, меню на неделю, бюджет, покупки и так далее. Это главное, что позволяет избежать факапов. Лучше ничего не придумали.

Списки

Как вы уже поняли, я обожаю все записывать. У меня есть список планов на год, на месяц, на жизнь, на день; список того, что я хочу прочитать, что я уже прочитала, что я хочу сделать на Бали, что я хочу приготовить и так далее.

Чаще всего я заглядываю в свой список дел на месяц. Он живет в Эверноуте. По такому списку удобно отслеживать, чем занимался. Нет ощущения, что в очередной раз просрал лето. Удобно планировать следующие месяцы. Смотришь на список и сразу понимаешь, можно ли запланировать на сентябрь курсы первой помощи МЧС или точно не успеешь совместить с остальными планами.

Списки помогают помнить все, держать баланс между личным и рабочим, не входить в режим аврала и решать задачи вовремя.

Итоги года

Каждый месяц я подвожу итоги: чем занималась, что сделала, что чувствовала, о чем переживала. Из этих итогов потом вырастают итоги года. Веду обычный документ в Гугл Докс, пишу в него 1 числа каждого месяца. Такие итоги у меня есть с 2011 года. По ним очень удобно отслеживать собственный прогресс. Перечитываю итоги, например, за 2013 год, и понимаю, какая же фигня меня тогда волновала.

Такие итоги — готовая автобиография.

Чеклисты привычек

Есть такая штука, чеклисты привычек. Они полезны, когда чувствуешь, что ничего не успеваешь. Суть в том, чтобы составить чеклист всего, что надо не забыть сделать за день, и каждый день отмечать, что сделано, что не сделано. С одной стороны, такой чеклист — это такой идеальный день, который хочешь прожить. С другой, две недели заполненного чеклиста наглядно покажут, какие сферы проседают, а с какими все в порядке. Еще чеклист помогает привести рутину в порядок, когда чувствуешь, что совсем обленился.

Лучше всего про чеклисты написал Всеволод Устинов. Я пользуюсь его шаблоном таблицы привычек в Гугл Таблицах.

Я не веду чеклисты постоянно. Но это очень полезная практика на небольшой срок, например, на месяц. Я стараюсь делать это раз в сезон. Обычно у меня там пункты вроде «Послушать 20 минут лекции», «Почитать книгу», «Провести время с Игорем». Но в этом августе я сильно расширяла список привычек, даже выделила темы: еда, красота, спорт, образование, дом. Так много всякой бытовухи появилось, потому что я сменила работу, стала проводить на ней гораздо больше времени и почувствовала, что ничего не успеваю. С чеклистом это ощущение «все вокруг горит» пропадает.

Принцип 2 минут

Из всей системы GTD (Getting Things Done) лучше всего работают две вещи: лист со списком задач (о нем писала выше) и принцип двух минут. Если на какую-то задачу требуется две минуты — не откладывайте ее и не вписывайте в список, а сделайте прямо сейчас.

Я заметила, что огромное количество процессов стопорится, потому что люди откладывают на потом двухминутные дела. Сделать запрос, ответить на письмо, поставить задачу — куча всякой мелочи, которая очень быстро вылетает из головы. На прошлой работе, разгребая трелло-доски, которые остались от предыдущего продюсера, я нашла карточку с задачей «Сделать карточку с задачами для X».

Принцип 20 минут

Этот принцип перевернул мою жизнь, серьезно. Раньше я постоянно не могла найти время на то, чтобы посмотреть курс лекций, пройти курс на Кодекадеми или пропись по каллиграфии. Все эти дела висели мертвым грузом в списке целей на год. Пока я не начала делать все это по 20 минут в день.

Это то же самое, что и принцип «есть слона по кускам». Просто каждый день обязательно 20 минут смотришь лекцию. Или кодишь. Или читаешь Набокова. Таким способом я посмотрела все 25 лекций стэнфордского курса Human Behavioral Biology профессора Роберта Сапольски и прошла JavaScript на Кодекадеми.

Теперь я буду смотреть гарвардский курс лекций про счастье Тал Бен-Шахара.

Принцип 20 минут применим вообще ко всему. Не можешь сосредоточиться на работе? Поработай 20 минут, отдохни, повтори. Читай 20 минут, убирайся, бегай — что угодно. Я, например, не могу смотреть длинные видео без перерывов и начинаю скучать от любой однообразной работы. Мне помог принцип 20 минут — меняешь занятие, не скучаешь, дело движется. Разумеется, это не относится к срочным задачам.

Для рабочих задач удобно ставить в браузере приложение Помодоро (у меня стоит Simple Pomodoro для Хрома) и засекать 20 или 25 минут (25 там стоит по дефолту).

7:30 am club

Однажды я три месяца не работала. Тогда я просыпалась в 12, не успевала сходить в спортзал, не могла найти время на лекции, зато каждый вечер играла в Симс — и чувствовала себя неудачником. Сейчас я встаю в 7:30 утра, прихожу не раньше 21:00, отлично себя чувствую и все успеваю.

Дисциплина облагораживает.

Бюджет

Всегда, ВСЕГДА откладывайте деньги. С любой пришедшей вам суммы минимум 10% → на отдельный счет. Вот статья Люды Сарычевой, которая мотивировала меня делать это регулярно.

Остальной бюджет планируйте. Мне помог принцип, по которому нужно не считать прошлые траты, а планировать будущие. На этом построена программа You Need A Budget (YNAB), про которую лучше всего написал Глеб Калинин. Еще примерно так же работает таблица Тинькофф-журнала, она же Poor Man’s Budgeting Spreadsheet.

Мы с Игорем пользуемся адаптированной таблицей. В день зарплаты я перевожу часть на накопительный счет, на который, кстати, капает процент, остальное распределяю в графах таблицы. Есть повторяющиеся одинаковые траты: телефон, педикюр, проездной, обеды на работе. Есть обязательные траты месяца, например, в августе я беру дополнительные занятия с инструктором по вождению, на это выделена отдельная сумма. Есть желания, на которые я выделяю определенную сумму. И есть «оперативные расходы» — это бюджет на ежедневные мелкие траты, которые заранее не запланируешь.

Еще один простейший лайфхак, которым пользуются далеко не все — карта с кэшбэком. Заведите себе такую, они сейчас есть во всех нормальных банках. Каждые пару месяцев у меня накапливается 3000 виртуальных рублей, которые можно превратить в настоящие рубли. Небольшие деньги, но не лишние.

Бытовуха

Я просто ненавижу, когда дома грязно. За незаправленную постель убиваю, не могу лечь спать, если в раковине гора посуды. Быт съедает много времени. Я заказываю Qlean примерно раз в сезон, но шерсть двух кошек в квартире накапливается до критического уровня дважды в неделю.

Я приняла факт, что энтропия в квартире будет всегда возрастать, и единственный способ не беситься — разгребать каждый день понемногу. Это еще называют «системой флай-леди», но по-моему это просто система «здравый смысл».

Быт невозможно автоматизировать полностью. Посудомойку приходится загружать и разгружать. Стиралку тоже. Робот-пылесос — полная лажа. В общем, я просто каждый день отвожу по 15 минут на какую-нибудь зону в квартире, и в результате имею более-менее равномерно загрязненный дом всю неделю.

Но для мытья полов и окон — только Qlean, иначе это слишком много времени сожрет.

Одной строкой

Выходные — не для работы, а для семьи и личных дел.

Главное правило коммуникации: «Не знаешь — спроси».

Спи как следует.

На работе никаких эмоций. Это просто очередная рабочая ситуация, которую надо решить.

Бесят эти пидарасы? Ты их тоже.

Научись «гасить» себя, когда нервничаешь, накручиваешь, додумываешь за других. Это касается всех эмоциональных интровертов, которые варятся в себе и легко додумывают всякую херню, которая на самом деле существует только в их голове.

Все эмоции только у тебя в голове.

Оптимизируй. Едешь на работу полтора часа? Читай. Так я прочитала «Тихий Дон». Дважды.

Если задача требует 2 минут — просто сделай ее (не устану повторять).

Чтобы в Покете не скапливались завалы, читай каждый день понемногу.

Сохраняй важные тексты, которые не хочешь потерять. Я использую Дииго.

Учись новому. Напиши список всего, что хочешь посмотреть, прочитать, чему научиться. Начни с 20 минут в день. У тебя мало времени.

Определи, что раздражает в повседневной жизни, и избавься от раздражителей.

Если что-то тебя парит, причина может крыться вообще в другом.

Если напал приступ тоски и лени, разреши себе весь день протупить. Обычно на следующий день встаешь с приливом сил, и все в руках искрится.

Если вы интроверт, возможно, приступ уныния наступил из-за недостатка общения. Иногда это не так-то просто понять. Встреча с другом и вечер социализации отлично перезагружает.

Сравнивай себя только с собой.

Поделиться
Отправить
Запинить
12 комментариев
Парфентьев Евгений

Марина, это просто бомбически!
Многое у меня тоже есть (2 минут это для меня тоже было откровение, всегда ускоряет все), но в целом твой скилл гораздо круче)
Взял половину)

Галина

Класс! Обожаю оптимизацию ))). Большое спасибо за ссылки на лекции, видимо у нас похожие вкусы. И очень мне понравилось высказывание про слона, раньше не слышала ))). Ещё бы добавила: что все внедрять надо постепенно. Отлично все описано!

Антон

Добавлю, если не против:

  • умение говорить Нет и умение говорить Нет без объяснений
  • рабочий день должен быть строго ограничен по времени. И ты должен успевать все именно за это время. Тут очень помогает пункт 1.
Кристина

Марина, огромное спасибо за полезную информацию.
Некоторыми вещами пользуюсь и много новых интересных узнала!
Желаю УСПЕхов в делах и всё УСПЕвать!

Юля Анищенко

Спасибо большое!

Являюсь фанатом планирования и оптимизации. После прочтения статьи поняла, что это кто-то изложил мои мысли!

Взяла много лайфхаков для себя!

Ещё раз спасибо!

Константин

Спасибо за полезности! Приложение Maxdone удобно помогает в реализации пункта Планирование)

Андрей

Здравствуйте Марина!

Меня зовут Андрей и я тоже обожаю всё планировать и организовывать. Я за идеальный порядок, особенно в вещах и документах. У меня даже работа такая — завхоз. Всё по полочкам, папочкам и коробочкам, всё учтено, описано, взвешенно :).

Ну и личная эффективность — как же без неё.

Кароч :). Статьёй я сильно впечатлился. Реально — круто! Лучшее, что я читал за последнее время. Спасибо. Пишите еще, а.

P.S. Я вообще все перенёс в Evernote. Меньше приложений — меньше геморроя. Да, и остальные статьи клёвые :).

Василий

Марина, спасибо огромное. Вы описали вещи, которые у меня только начинали формироваться в голове. Теперь я смогу их использовать и тестировать.
Спасибо вам.

Юрий Васильченко

Здравствуйте, Марина!
Статья действительно хорошая, во многом правильная и полезная. Вы сформировали у себя навыки, которые будут помогать на протяжении всей жизни.
Будте добры, поясните мне пожалуйста, необходимость употребления идиоматических выражений. Возможно мне, как автору книг по тайм-менеджменту и организации жизни, тоже стоит их использовать?

Марина Сафонова

Юрий, не поняла про идиоматические выражения. О каких идиомах идет речь?

Елена Сироткина

7 утра. У меня по плану встать (и бегать) и писать статью, но лежу в кровати и листаю блог Марины. Спасибо, совет что делать не нужен, просто информирую

(не работаю и все из-за тебя!!)

Дима

Спасибо. Прикрутите пожалуйста дискус

Марина Сафонова

Зачем?

Дима

Что бы не приходилсь двигаться)

Ваш комментарий
адрес не будет опубликован

ХТМЛ не работает

Ctrl + Enter
Популярное